奇正分销资源系统在建达蓝德公司应用案例
作者: 2015-3-12 15:57:03
?北京建达蓝德科技有限公司是一家开发与销售计算机及相关产品的高科技企业。拥有北京、沈阳、西安、上海、成都、武汉、广州等7个业务中心和北京、上海、广州三个物流平台,在全国有500家地区代理商,1200家二级分销商,同时与全国十大PC品牌厂家建立了良好的合作关系。建达蓝德主要业务分代理品牌和自有品牌,经营的产品有存储设备、板卡、网络设备、通讯类设备、显示设备。蓝科(LandTek)自由品牌的建立,标志着建达蓝德成为开发信息产品市场的高科技企业。

作为竞争异常激烈的IT分销行业中的一流企业,蓝德公司很早就注重借助信息化手段来帮助企业加强内部管理。他们曾经分别采用过一些单一的部门级应用系统,无法有效集成,造成数据须进行多次输入,严重影响了企业业务运作,成为公司业务发展瓶颈,后台人员经常超时工作,影响跟客户的及时结算;对分销企业来说,严格的客户信用控制是非常重要的,而原有系统也无法满足;随着公司业务发展的迅速扩大,代理产品的种类和数量的增加,原有系统的处理能力已显得无能为力。以上的种种弊端已严重阻碍了公司其它战略(如购并,重组,扩大)的实施。
有了以前的经验,这次蓝德公司重新进行企业管理系统选型时,有了明确的需求:系统要有良好的集成性和扩展性,能够满足企业集团在全国范围内的分销业务一体化管理,对于公司将来更高的管理要求,如客户关系的管理,系统也要有良好的扩展性和集成性。最为重要的是此次入选的公司一定要有实施大型IT分销企业的成功经验。
经过多方比较,建达蓝德最终选择了奇正软件提供的奇正分销资源管理系统(Strategy DRP)。该系统是针对分销行业特点开发的一套供应链管理解决方案,是奇正供应链系统针对不同行业开发的解决方案之一,而且经过几家用户的实施,系统功能已得到考验。另外奇正分销资源管理系统基于Oracle数据库,采用集中式与分布式网络的灵活组合,完全支持WEB模式,系统具有安全保密性、可靠性、兼容性和可扩展性等特点。该系统实施成功后大力加强了建达蓝德的集团管理能力,实现蓝德公司集团财务、分销、采购、库存、配送、调拨等流程管理以及批发、零售、网上定单、客户管理、商品和价格管理等众多相关业务管理,并具有强大的分析核算功能,能够实现集团的财务、业务、预算等数据的合并和管理,对蓝德公司整体资金运作、库存情况以及应收帐款等情况可随时进行监控和管理,最大程度的降低了成本和提高了运转速度。该系统完全支持电子商务应用,为蓝德公司今后的发展打下了良好的基础。
在应用系统的过程中,建达蓝德公司有了一些具体的经验:
总结失败经验教训,谨慎选择真正适合本企业所需的软件蓝德公司在过去几年中,分别使用过一些不同的财务和进销存软件,但都不太成功,功能不能满足管理要求。为了达到管理的目的要求,蓝德公司自己也作了一些开发工作,结合以前软件互补使用,这样相关人员要同时维护三套系统才可以得到自己想要的东西。随着公司业务量的飞速发展,业务部门职员的工作压力、强度越来越大,每天加班和周末加班已成家常便饭。即使这样,业务上出错的次数与日倨增,客户投诉量明显增加,管理上所需数据、报表出来的越来越慢。工作效率严重影响着管理效率,管理效率反过来严重制约着工作效率,这越来越不适应企业的高速发展,也严重制约了企业的高速发展。在这种企业告诉发展与企业管理严重矛盾的挑战下,蓝德领导层作出了果断的选者,抛弃现有的三套系统,一定要选者一套真正适合本企业高速发展的软件系统,功能齐全,以减轻工作人员的压力和强度,提高工作效率,为企业未来的发展留下足够的空间。
认真考察软件公司的开发、服务能力、管理组织协调,降低项目风险蓝德公司作出要抛弃旧系统,要选择一套功能齐全、操作方便高校并能为企业高速发展留有足够空间的新系统的决定后,就成立了由财务部、采购部、客服部和咨询部的经理组成的项目小组,开始了慎重的系统选型工作。
项目组每一个成员都知道自己身上的压力,由于以前失败的痛苦经历,本次软件的选择工作可以说,只能成功不能失败,所以他们每个人都慎之由慎,要把项目的风险将制为零。所以项目组制定了选择软件和软件公司的基本原则,要求:1.软件公司必须有功能齐全的成熟软件产品,只有成熟的产品才可能有成熟的客户;2.软件公司内部具有相当高的管理组织协调能力,能保证项目组人员的稳定性;3.软件公司必须具有相当高水平的程序开发人员,能够在现有成熟软件基础上再进行客户化处理和二次开发;4.能够提供及时快速的售后服务,及时解决实际应用过程中出现的新问题。这四条原则任何一条都对项目选者具有否决权。
蓝德项目组成员根据以上四条原则,联系了数十家知名的国内外软件供应商,认真从中筛选出几家符合要求的软件供应商。这其中就有北京奇正软件系统有限公司。
自己动手,通过自己的实际操作给软件公司打分来选择软件蓝德公司项目组对筛选后的几家软件公司,先有每一家软件公司进行功能的介绍、业务流程演示和专家现场提问等进行评价打分;然后由项目组成员亲自动手建立帐套模拟现有公司的业务流程,亲自感受软件的操作简易方便性和功能的完善性;最后通过各种途径了解软件供应商的开发能力、管理协调能力和售后服务能力。

通过以上蓝德公司认真负责的工作,奇正软件系统公司终于一支独秀,脱颖而出,以软件功能完善,管理组织协调能力强大,程序开发人员水平高,能够在现有成熟软件基础上再进行客户化处理和二次开发;能够提供及时快速的售后服务等综合评分最高而获得了和建达蓝德公司的合作机会。
认真分析研究本企业的需求,让项目组每个成员把需求深入在自己的大脑里,特别是深入到软件公司的项目组成员的大脑里奇正软件的供应链软件本身是一套功能完善,操作简便的软件系统。蓝德公司和奇正公司签订合作合同后,蓝德公司项目组成员接受了奇正公司售后人员的培训,对奇正软件进行了深入细致的研究,在彻底熟悉软件现有功能的基础上,吸收了其中的优秀管理思想。然后结合蓝德公司的实际的管理业务需求,提出了需客户化处理的一套业务流程和管理方案。
作为一家大型的分销企业,建达蓝德有着自己的经营特点:产品种类繁多、市场变化快;客户形形色色,且各地区情况不一;供应商少但规模大,且价格策略受供应商影响大;等等。而企业的管理流程也有着其特点:需要缜密有效的审核,必要的权限控制,需要详尽的折扣与信用政策等等。所以,建达蓝德对软件也有着典型要求:
1、流程的流畅与稳定。软件所涵盖的业务处理既包括正常的业务,也不排斥特殊的处理方式,提高了作业效率,并降低了低效无效作业的可能性。整个系统的设计按照业务处理的最佳流程进行,蓝德也根据实际情况对业务流以及部门进行了重整。

2、处理准确。流程中任何一点的处理都应是各个角度综合处理的结果,该系统有充分的准确性,通过与蓝德的沟通与协调,考虑到了各项处理所涉及的逻辑判断,处理准确也从另一个角度需要对某些关键控制加以审核。

3、反应及时。由于蓝德业务处理的复杂及数据量的巨大,奇正在设计系统流程避免了过于繁琐,为了个别特殊事物的处理增多业务处理的步骤,奇正在设计流程时亦考虑了避免人为加大数据的运算量,充分提高了数据处理的速度。

4、信息共享。手工帐及原系统的处理中,大量的精力与时间用于不同部门之间的信息传递,特别是当一项业务的处理涉及到很多方面时,需要花大量时间用于各控制的确认(蓝德原来每月用于与香港公司方面联络的电话费就有数十万元),奇正系统有充分的开放性,业务信息可以实施共享。当然出于安全与企业机密的考虑,这种信息共享也充分考虑了权限的限制。

5、系统的灵活性。系统的灵活性体现在两个方面,一是设定的灵活性,包括权限的设定、操作环节控制与否的设定;二是操作的灵活性。由于市场及环境的变化,在企业的操作流程必须做出相应的调整时,有两种选择,一是重新建立新的系统,而是调整原有系统,企业需要充分考虑的是成本与效益,而奇正则在保证系统稳定性的前提下,体现了很强的灵活性。

建达蓝德和奇正软件分别调配人员,共同组建了项目实施小组,采用了一整套科学规范的实施体系,经过紧张的前期调研、系统安装、客户化修改、人员培训等工作,在双方项目组人员人员的共同努力下,项目的一期实施工作已经完成,并通过了建达蓝德的验收。随着项目实施的成功,蓝德公司已经可以利用信息化的手段,对企业的管理,实现了高效、全面、合理的促进作用:
1.对客户往来产品及信用帐期进行严格的控制对于一个大批量流通行业来奖,如何建立客户的档案信息及如何对客户进行必要的信用控制是至关重要的。蓝德公司的客户在购买每类产品前必须取得权限,蓝德公司对于有购买权限的客户在五个方面进行控制:应收帐款信用控制,应收帐款帐期,在途信用控制,在途帐期控制,价格控制。如果以上六个条件中任一条件不能满足系统要求,系统将不允许订单执行,除非经过系统中有权限人员的特批。

2.控制产品的借用和归还在公司内部各部门之间以及公司与外部进行业务外来的同时,经常有产品、样品的借用和归还等情况,如果公司对其控制不住,将是财产的一大损失。因此,系统为蓝德提供了借用额度和归还期限的控制。如果内部部门或客户超过了借用额度或借用期限,系统将不允许借用发生,除非经过特批处理。

3.灵活指定销售政策作为一个分销企业,能够鼓励客户多购买自己的产品,减少资金作用,加速资金流动是企业努力的方向。为了实现这个目标,制定一系列的销售政策,并在系统中进行处理是相当重要的。系统为蓝德公司提供了价保、调价、销量折扣、定量折扣、定额折扣、广告费、其他方式等七种以上的销售政策,并可灵活定义,任意组合。

4.对仓库实行配货管理,提高仓库工作效率对于一个高速流通性企业,从接受客户订单到仓库配货发货,时间越短,效率会越高。蓝德公司发现制约这条高速运转通道的瓶颈在于仓库。如果仓库能够在订单通过一审后,就及时备货,待业务部门发出发货通知后,就可以及时发货,这样可以极大的提高仓库的工作效率。系统中高效的仓库配货系统,可以在全国任何发货平台上发挥作用。

5.实行集中采购,获得供应商的最大优惠市场经济竞争激烈的今天,对于一个分销公司,实行集中采购,统一配货,无疑是降低进货成本,获得供应商最大限度优惠政策的最好方法。奇正分销系统不但提供了操作简便的集中采购处理流程,而且还提供各个分货平台的自动配货功能。
6.对供应商的采购额度和应付帐款帐期的控制分销企业一般是集中采购,供应商相对来将比较少,但如何在较少的供应商之间分配企业的有限资金,有效利用供应商的信用期间,既及时付款,又提高自己的商业信用,也是蓝德公司的迫切需求。奇正分销系统通过有效的供应商采购额度控制和应付帐款的帐龄分析,使得蓝德公司在有限的资金供应量上取得更大的效益。

7.加强采购在途物料的控制由于公司对各个分货平台的现有库存的控制能力是绝对的,不可质疑的,而相对于在途物料,公司在管理上就可能存在许多偶然性,势必会造成各分货平台的配货不及时,客户订单晚交货的现象。奇正系统提供了相当强大的物料在途管理系统,以随时监控物料的在途情况。

8.对采购政策、关运费、退货及时处理,使财务数据准确与蓝德公司的销售政策相对应,蓝德公司也是其供应商的客户,不同的供应商给蓝德的销售政策(七种以上)也是不一样的,而一般情况下都是后发生,但为了在当期财务成本中及时反映,以便较真实反映当期的收益情况,系统对采购政策、运费、退货全部提供了先预提后调整的方法,保证蓝德财务数据的准确性。

9.对任意产品进行库龄分析为了更全面及时了解每种产品的市场销售、库存资金占用情况、周转快慢,系统除提供通用的销售分析系统外,还从库存管理角度利用库龄分析手段提供了一套独特的分析方法。

10.对不同类别的产品按不同的属性进行合理定价对于大型分销企业,产品的销售价格一般都是按销售地区定价,在同一销售地区,不同的分销商、代理商和零售商都执行统一的市场价格。系统除提供这种按销售区域统一定价外,还提供了按客户类别、按部门/商店等多种属性的定价方法。

11.对产品进行跌价处理对于IT产品,其价格波动性很大,尤其跌价相当平凡。系统为蓝德提供了灵活的跌价处理系统以满足其产品价格调整的需要。

12.独立核算不同部门的内部损益一般情况下,各事业部都有自己独立的产品销售,但有时也不排除其他事业部销售本部门的产品,所以,各事业部之间销售产品就会存在事业部间的利润分配问题,系统利用内部调拨单很顺利的解决了这一问题。

13.灵活的权限控制为了使公司的商业机密和本系统有安全保证,系统提供了多种权限和安全控制措施。系统管理员权限最高,每一个操作人员都有进入系统的唯一口令,系统管理员权限可以为每一个操作人员定义进入系统的菜单选项,不同的操作人员在同一菜单里,根据岗位的不同设置,所能得到的信息也各不相同。权限功能作到了真正按用户需要任意设置。

14.综合报表分析除为蓝德提供了许多通用报表外,还为蓝德提供一系统独有分析报表,如借用归还表、毛利分析表、销售滚动分析表等报表。并且所有可以查询报表均可以打印出来,打印出来的报表可以自由组合编辑,以满足任何分析需要。

此外,系统还对其分销流程中的一些其他工作实行了相应的管理,使蓝德公司的整个分销体系有计划、有控制的运行。积极参与项目开发测试,保证上线一次成功。
在项目开发和测试的过程中,双方项目组成员积极配合,互相监督,确保了项目按计划上线。众周所知,新系统上线,旧系统不能立刻放弃,一般都有最少三个月的并行期间。如果按这样做,蓝德公司就必须在三个月时间里,同时操作四套系统,工作量可想而知。所以蓝德公司要求新系统上线,必须在一个月内完成,一个月后放弃旧系统。为了保证系统在最段时间内一次上线成功,避免不必要的重复劳动,除测试人员的认真测试外,蓝德公司还先后三次对系统进行了大数据量的测试,力争把系统可能存在的问题在上线前解决。经过双方人员的努力,新系统在上线一个月后就完成了新旧系统的顺利交接。
建达蓝德公司通过应用奇正分销资源管理系统,提高了公司的管理水平,彻底放弃了以前用的三套帐,提高了工作效率,企业的员工再也不用象以前一样加班加点工作,工作强度下降了许多。
长期合作,共同发展通过奇正与蓝德的这次成功合作,彼此双方都更加了解和信任,双方已从以前的客户关系转化为战略伙伴关系,双方将继续合作,将建达蓝德产品的运输和维修等工作,也纳入到系统中进行管理。
随着管理信息化的逐步深入,建达蓝德公司的管理也将更进一步,在激烈的市场竞争中,在IT产品分销领域中,乘风破浪,勇往直前。

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